Klauzula informacyjna
dotycząca przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (dalej „RODO") informujemy o zasadach przetwarzania danych osobowych klientów Chrześcijańskiej Poradni Psychoterapeutycznej Lumina (dalej „Poradnia"). W niniejszym dokumencie określenie „klient" oznacza osobę korzystającą z usług Poradni, niezależnie od płci.

1. Administratorzy danych osobowych

W procesie korzystania z usług Poradni dane osobowe klienta przetwarzane są przez dwóch niezależnych administratorów, każdego w odrębnym zakresie:

a) Chrześcijańskie Centrum Psychoterapii Lumina prowadzona przez Lumina Paulina Mastalerz, NIP 8722393869, REGON 384365563. Administrator w zakresie: rejestracji i umawiania wizyt, kontaktu z klientem, rozliczeń oraz dokumentacji księgowej (faktur).

b) Specjalista prowadzący (psychoterapeuta lub psycholog współpracujący z Poradnią) - odrębny administrator w zakresie procesu terapeutycznego, w tym notatek i dokumentacji ze spotkań oraz wyników testów. Dane identyfikujące specjalistę prowadzącego przekazywane są klientowi przy rozpoczęciu współpracy.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych przez Poradnię prosimy o kontakt pod adresem kontakt@poradnialumina.pl. W sprawach dotyczących procesu terapeutycznego - bezpośrednio ze specjalistą prowadzącym.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Poradnia (administrator „a") przetwarza dane w celu:

• rejestracji na wizytę, potwierdzania i przypominania terminów oraz kontaktu z klientem - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności niezbędne do wykonania usługi); w zakresie, w jakim sam fakt korzystania z usług Poradni stanowi informację o zdrowiu - art. 9 ust. 2 lit. h RODO;
• wystawienia faktury i wypełnienia obowiązków podatkowo-księgowych - art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).

Specjalista prowadzący (administrator „b") przetwarza dane w celu prowadzenia psychoterapii lub terapii psychologicznej oraz dokumentacji ze spotkań - art. 9 ust. 2 lit. h RODO. O szczegółowych zasadach tego przetwarzania informuje specjalista prowadzący.

3. Zakres przetwarzanych danych

Poradnia przetwarza wyłącznie dane niezbędne do obsługi wizyt i rozliczeń:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail;
• dane o terminach wizyt oraz informację o korzystaniu z usług Poradni;
• dane niezbędne do wystawienia faktury.

Poradnia nie prowadzi i nie przechowuje dokumentacji terapeutycznej (notatek ze spotkań, wyników testów). Dane te przetwarza wyłącznie specjalista prowadzący jako odrębny administrator.

4. Okres przechowywania danych

• dane identyfikacyjne, kontaktowe i dane o terminach wizyt - przez okres korzystania z usług Poradni oraz do upływu przedawnienia ewentualnych roszczeń, po czym są usuwane (RODO nakazuje przechowywać dane nie dłużej, niż jest to niezbędne);
• dane na fakturach i w dokumentach rozliczeniowych - przez okres wymagany przepisami podatkowymi i o rachunkowości, tj. co najmniej 5 lat;
• okres przechowywania dokumentacji terapeutycznej określa specjalista prowadzący jako odrębny administrator.

5. Odbiorcy danych

• podmioty wspierające administratora w obsłudze technicznej (dostawcy oprogramowania do zarządzania wizytami, hostingu, poczty);
• podmioty świadczące usługi księgowe lub prawne - w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań;
• organy i instytucje publiczne - wyłącznie gdy obowiązek ujawnienia danych wynika z przepisów prawa.

6. Prawa osoby, której dane dotyczą

Klientowi przysługuje prawo do:

• dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania - w przypadkach przewidzianych prawem;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz przenoszenia danych (art. 20 RODO);
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), gdy klient uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

7. Informacje dodatkowe

• dane osobowe klienta nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG);
• dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu;
• podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do świadczenia usług Poradni.